Főoldal » Hogyan dolgozzunk ki mentori rendszert? I.

Hogyan dolgozzunk ki mentori rendszert? I.

MEGOSZTÁS

Ha tetszett a cikk, akkor nyugodtan oszd meg ismerőseiddel, valószínű ők is örülni fognak neki.

A kutatás a TÁMOP 4.2.4.A/2-11-1-2012-0001 azonosító számú Nemzeti Kiválóság Program – Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program című kiemelt projekt keretében zajlott. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

 Az új dolgozó sikeres munkahelyi integrációjának egyik kulcsa a megfelelően kiépített és hatékonyan működő mentori rendszer. Vizsgálati eredményeink azt mutatják, hogy míg a tengerentúlon a program valóban  szervezeti szinten és szervezetten működik, addig a magyar vállalatoknál valahogy elsiklanak e szemlélet mellett. Ez azért is meglepő, mert egy ilyen rendszer kidolgozása és működtetése egyáltalán nem idő- és költségigényes, és előnyei miatt hamar megtérülnek a ráfordítások. Ebben a cikkben a mentori programok kidolgozásához kívánunk segítséget nyújtani amerikai HR vezetőkkel végzett félig strukturált interjús vizsgálatok eredményei alapján.

 A mentori rendszer szervezeti előnyei

A mentori programnak számos szervezeti előnye van, amelyek a rendszer mentorra és az új belépőre gyakorolt pozitív hatásainak köszönhetők. Az újonc hamarabb megismeri az uralkodó kultúrát és előbb tisztázódik számára a vállalatban betöltött szerepe, így rövidebb idő alatt válik produktív szervezeti taggá. A mentornak e feladatok elismeréssel járnak, így számára elégedettséget okoz és növeli a motivációját. A program  működése mindkét fél felé jelzi az odafigyelést a menedzsment részéről, így hozzájárul a lojalitás kialakulásához, ezáltal csökkenti a fluktuációs rátát. Végül a munkahelyi közösségre tett pozitív hatásairól is érdemes gondolkodni, hiszen hozzájárul a kapcsolati háló gyorsabb kiépüléséhez és a munkahelyi kommunikáció eredményesebb működéséhez.

 Személyi szerepvállalás a mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében

A mentori rendszer kidolgozásában és működtetésében a mentor, az adott részleg/osztály vezetője és a HR vesz részt.

A mentor általában már az új belépő első munkanapján az újonc mellett van, így közreműködik annak szervezeti belépésében, például vállalati történeteket mesél, bemutatja más részlegek munkatársait. A folyamatos jelenlét vagy elérhetőség biztosítja, hogy a mentor szakmai és technikai segítséget nyújtson a belépőnek, vagyis nemcsak a munkaköri feladatok mélyebb megértése a cél, hanem például segít, hogy mi hol van, vagy milyen az eljárásrend. A szakmai támogatáshoz hozzátartozik, hogy a feladatok elvégzése után visszajelzést ad a mentoráltnak  munkájáról, emellett megadott időközönként meghatározott szempontok alapján értékeli is a teljesítményét.  A kapcsolatépítés szintén fontos funkciója a mentornak, ugyanis segíti a munkatársai kapcsolatok kialakulását, kezeli a felmerülő konfliktusokat, továbbá közvetít a menedzsment felé: meghatározott szempontok alapján jelentést készít a mentorált munkájáról megadott időközönként, segíti a mentoráltat érdekekeinek érvényesítésében, illetve képviseli a javaslatait, szakmai tanácsait és ötleteit.

A vezető dönt a mentor személyéről és kéri fel e feladatok ellátására. Az Ő felelőssége tehát, hogy a mentornak minden szükséges információt átadjon az új belépővel, a feladatokkal és az azokhoz tartozó határidőkkel kapcsolatban. Bemutatja az új belépőt a mentornak, tájékoztatja az újoncot a betanulási időszakról és a mentori folyamatról. Folyamatos kapcsolatot tart fent a mentorral és megadott időközönként, meghatározott szempontok alapján megvitatják az újonc teljesítményét és hozzáállását. A vezető értékeli a mentorált munkáját, egyúttal dönt annak végleges alkalmazásáról. Érdemes megjegyezni, hogy a vezetőnek nemcsak az újonc munkáját, hanem a mentorét is értékelnie kell – különösen igaz ez akkor, ha a dolgozó először lát el ilyen jellegű feladatokat. A képesség a mentori feladatok ellátására, a hozzáállás, a határidők betartása és az új belépő teljesítményértékelésének színvonala olyan tényezők, amelyek jól tükrözik a mentor munkájának minőségét. A mentor kvalitásairól, a rendszer kidolgozottságáról és hatékonyságáról mindenképpen meg kell kérdezni a mentorált véleményét – célszerű tartani egy erre irányuló beszélgetést a folyamat közepén és végén is.

 A fentiekben felsorolt mentori és vezetői feladatokat a HR támogatja. A HR feladata javaslatot tenni a vezetők részére a mentori rendszer bevezetésére és kidolgozni a folyamathoz tartozó dokumentációt. A HR-nek tehát az alábbi adminisztrációról kell gondoskodnia: általános tájékoztató a mentori rendszerről és a mentori feladatokról; az új belépő munkájának értékelésére szolgáló űrlap – a mentor számára; a mentor munkájának értékelésére szolgáló űrlap a vezető számára; a mentor és a rendszer értékelésére szolgáló beszélgetés vezérfonala a mentorálttal – a vezető számára.  Következő írásunkban ezeknek a dokumentumoknak az összeállításához kívánunk segítséget nyújtani.

Kozák Anita

tanársegéd, PhD hallgató

MEGOSZTÁS

Ha tetszett a cikk, akkor nyugodtan oszd meg ismerőseiddel, valószínű ők is örülni fognak neki.

HOZZÁSZÓLÁS

Ha nem hagy nyugodni az, amit a cikkben olvastál, akkor nyugodtan írd meg kérdésed vagy észrevételed kommentbe. Így szerzőnk könnyen tud neked válaszolni.