Főoldal » Protokoll ügyintéző avagy mit csinál a ceremóniamester?

Protokoll ügyintéző avagy mit csinál a ceremóniamester?

MEGOSZTÁS

Ha tetszett a cikk, akkor nyugodtan oszd meg ismerőseiddel, valószínű ők is örülni fognak neki.

A vállalathoz magas rangú külföldi vezetők érkeznek. Az első kérdés: melyik az a szálloda, amely minden szempontból a legideálisabb? Ezek közül melyik az, ahol a kívánt időpontban rendelkezésre áll megfelelő mennyiségű szoba? Azután: van-e a látogatók valamelyikének különleges igénye az étkezést illetően? Milyen legyen az ültetési rend? A vidéki utat hogyan lehet megszervezni úgy, hogy a lehető legtartalmasabb legyen anélkül, hogy túlzottan kifárasztaná vendégeket? Tényleg, mik azok a látnivalók, amik valóban érdekesek lehetnek a számukra? A vállalat mely részlegeit mutassuk be feltétlenül? Távozáskor ki milyen ajándékot kapjon?

Megannyi kérdés, amelyek felmerülnek ilyen alkalmakkor. A protokoll természetesen a hétköznapokban is gyakran előkerül például sajtótájékoztatók, vállalati összejövetelek, évfordulós ünnepségek alkalmával.

A protokoll ügyintéző számára a legkomolyabb kihívást talán a rendezvényszervezés jelenti. Természetesen a protokoll ügyintézőt a legtöbb ilyen esetben külső és belső szakemberek – például dekoratőrök, színpadtechnikusok, díszletépítők – segítik, de a szerteágazó szálakat neki kell a kezében tartani. A protokoll ügyintéző egyik legfőbb feladata ilyenkor, hogy folyamatosan ellenőrizze az általa és a vállalat vezetése által meghatározott koncepció következetes, határidőre történő megvalósítását.

Gondoskodni kell például arról is, hogy az ország különböző helyeiről, esetleg külföldről érkező, helyismerettel nem rendelkező vendégek is könnyedén megtalálják a rendezvény helyszínét.

A protokoll ügyintéző munkája még akkor sem ér véget, amikor a rendezvény előkészületei megtörténtek, hiszen a valódi főpróba élesben, a meghívottak megérkezése után kezdődik. Ilyenkor még felmerülhetnek kisebb, eredetileg számításba nem vett hiányosságok, hibák, amelyek kijavításáról gyorsan intézkedni kell.

Amennyiben a vállalat vagy intézmény vezetői látogatnak külföldre, az ő utazásuk megszervezése is gyakran a protokoll ügyintézőre hárul. Ilyenkor ő foglalja le a repülőjegyeket, a szállást, valamint gondoskodik a vendéglátóknak szánt ajándékokról is.

Az imént felsoroltak csak nagyon vázlatosan ábrázolják a protokoll ügyintéző feladatait, hiszen a erre a munkakörre nem jellemző a gépies rutin. Még abban az esetben is igaz ez, ha például egy-egy külföldi küldöttség többször is ellátogat ide, vagy egy rendezvény rendszeresen ismétlődik, hiszen mindig felmerülhetnek újabb és újabb feladatok, esetleg problémák is. A protokoll ügyintézővel szembeni egyik legfőbb elvárás, hogy a váratlan helyzetekben is magabiztosan ura maradjon a helyzetnek, és mindig meg tudja hozni a szükséges döntéseket. Ehhez kitűnő konfliktustűrő-képességre és pozitív gondolkodásra van szükség.

Az a protokoll ügyintéző, aki minden körülmények között helytáll, bizton számíthat munkaadói és az ügyfelek megbecsülésére, és nagy tekintélyt vívhat ki magának annak erkölcsi és anyagi előnyeivel.

E nehéz, ám szép és változatos, gyakorlói számára komoly perspektívát nyújtó szakma iránt hagyományosan nagy az érdeklődés. A piacon ritkaság számba menően a képzés 22 éves korig tandíjmentes, az egyedüli feltétel az érettségi bizonyítvány – és természetesen az ambíció megléte. 1 év tanulás után OKJ-s Protokoll ügyintéző szakképesítést szerezhetsz.

MEGOSZTÁS

Ha tetszett a cikk, akkor nyugodtan oszd meg ismerőseiddel, valószínű ők is örülni fognak neki.

HOZZÁSZÓLÁS

Ha nem hagy nyugodni az, amit a cikkben olvastál, akkor nyugodtan írd meg kérdésed vagy észrevételed kommentbe. Így szerzőnk könnyen tud neked válaszolni.